Referenties
Plus Retail
“Een systeem dat voor elke winkel passend is”Wie: Jaap Lagerweij,
Functie: Algemeen directeur bij PLUS Retail BV
Omvang: 278 winkels in Nederland
PLUS Retail is u ongetwijfeld bekend van de moderne PLUS supermarkt met het klavertje-vier-logo. In totaal zijn er ongeveer 300 PLUS winkels in Nederland. Groei van de organisatie is een belangrijk speerpunt van Jaap Lagerweij, algemeen directeur bij PLUS Retail BV. Dat geldt zowel voor de omzet als voor de professionaliteit: twee elementen die nauw met elkaar samenhangen. Om dat te kunnen verwezenlijken zoekt PLUS Retail voortdurend naar vernieuwing. De prijzenoorlog, die in 2003 van start ging, vormde daarvoor nog een extra impuls. Het beheersen van de loonkosten – de grootste kostenpost binnen een supermarkt - werd daardoor namelijk nog urgenter. En op dat moment had PLUS Retail nog geen centraal systeem waar de loonkosten mee gestuurd konden worden. Reden om op zoek te gaan naar een geschikte tool. Deze tool moest tevens de mogelijkheid bieden om medewerkers op een juiste manier te belonen, een belangrijk aspect van goed werkgeverschap.
Jaap Lagerweij: ‘In de zoektocht naar de beste leverancier kwamen we diverse aanbieders tegen. En allemaal riepen ze dat zij het beste pakket hadden. Maar Rooster & Realisatie (R&R-Web) sprong er voor mij meteen uit. We vonden het namelijk belangrijk dat de leverancier kennis had van de branche. We wilden een systeem, dat voor elke winkel passend zou zijn. Iedere winkel heeft immers zijn specifieke kenmerken, zoals het marktgebied en productiviteit per vierkante meter. Daarnaast is het grote voordeel van R&R-Web dat het de hele cyclus van ‘workforce management’ afdekt: normeringen, prognose, roosteren, tijdsregistratie en uitbetaling’
R&R maakt het voor elke individuele ondernemer mogelijk om op winkelniveau te sturen en nog betere resultaten neer te zetten. Hij krijgt een systeem dat inzicht biedt in de loonkosten en kostprijsuurloon (kpu). Normeringen spelen hierbij een grote rol. Hierdoor houdt de ondernemer zichzelf voordurend scherp en is er sprake van continue verbetering. De lat wordt op een positieve manier telkens een stukje hoger gelegd. Ook is er een koppeling met de salarisadministratie, waardoor er efficiënter kan worden gewerkt en de kans op het maken van fouten wordt verkleind. Vermeldenswaardig is tot slot dat het gaat om een webbased systeem. Het voordeel daarvan is dat updates centraal verlopen, zonder dat winkels daarvoor afzonderlijke acties hoeven te ondernemen. Bovendien kunnen ondernemers met vragen of opmerkingen terecht bij een centraal punt, zodat de leverancier vanaf een afstand mee kan kijken in het systeem.
De hamvraag is natuurlijk wat het systeem nu oplevert. Jaap Lagerweij: ‘Van belang is om naar de lange termijn te kijken. Het is namelijk niet zo dat er onmiddellijk een daling van de loonkosten optreedt. Eerst moet elke ondernemer ervoor zorgen dat zijn winkel klaar is voor de invoering van R&R. Dat vergt een aantal voorbereidende werkzaamheden. Maar als deze investering eenmaal gepleegd is, gaat een winkel er in kwalitatieve zin snel op vooruit. Het systeem biedt informatie over bijvoorbeeld de omzet en het aantal klanten per uur. Op basis daarvan kan de ondernemer zijn personeel zo slim en efficiënt mogelijk inzetten op dag- of weekniveau. Het systeem laat onmiddellijk zien welke loonkosten aan deze inzet zijn verbonden en of er sprake is van een afwijking van de CAO of de Arbeidstijdenwet en biedt tevens diverse rapporten met sturingsinformatie. Vervolgens legt R&R een koppeling met de daadwerkelijk gewerkte uren – vastgelegd via een kloksysteem. Daar is de betaling aan gekoppeld, waarbij meteen ook rekening wordt gehouden met het bedrijfsbeleid van PLUS. Dit systeem levert dus een forse besparing op: het verdient zichzelf gegarandeerd terug.’
En wat vinden de ondernemers van het systeem? Zijn ze net zo enthousiast? ‘In het begin was niet iedereen overtuigd van de voordelen van het werken met R&R.’, aldus Jaap Lagerweij. ‘De vertrouwde manier van werken stemde diverse ondernemers tot tevredenheid. Waarom zouden ze dat gaan veranderen? Bovendien was het systeem in het begin nog niet helemaal uitontwikkeld. Dat maakte sommige ondernemers erg kritisch. Ik kan mij dat wel voorstellen. De start van het uitrollen van het systeem heeft daardoor wel wat hindernissen gehad, maar uiteindelijk werd steeds duidelijker wat de voordelen op winkelniveau waren en zag men concrete resultaten. Ik ben ervan overtuigd dat we met R&R weer een stap voorwaarts hebben gezet en een goede invulling geven aan de wens tot groei binnen de organisatie.’
Wat is voor Plus Retail de volgende strategische stap op het gebied van workforce management?Jaap Lagerweij: ‘We willen uiteindelijk dat onze medewerkers maximaal aandacht kunnen geven aan de klanten van PLUS en een minimum aan tijd kwijt zijn aan beheersmatige activiteiten. Om die redenen zullen wij, samen met onze ondernemers, de komende jaren het bestelproces en de winkeladministratie zoveel als mogelijk geautomatiseerd ondersteunen.
In die zin zijn personeelsbeheer, personeelsplanning, de verloning, de administratie en het bestelproces activiteiten waaraan de ondernemer vandaag de dag nog veel tijd kwijt is, maar die straks veel efficiënter zullen plaatsvinden.’
Belangrijkste PLUSpunt van R&R volgens Lagerweij:
“Dit systeem levert dus een forse besparing op: het verdient zichzelf gegarandeerd terug.’